Як навчитися правильно розподіляти час – 7 порад

8

Завдяки плануванню часу можна збільшити продуктивність роботи та вивільнити більше годин для відпочинку.

"Час – це найцінніший ресурс, який не відновлюється. Тайм-менеджмент необхідний, щоб досягнути максимального результату в обмежені проміжки часу. A це 24 години на добу, 7 днів на тиждень, 365 днів y році. Навчитися цьому не важко. Складно змусити себе робити це системно",– каже бізнес-тренер із тайм-менеджменту, керівник компанії "Квадрат Зданевича" Михайло Зданевич.

Портал Gazeta.ua пропонує кілька порад, які допоможуть заощадити ваш час.

 

Уявіть, що сьогодні ваш останній день у житті

Запитайте себе: "Що б я робив, якби сьогодні був мій останній день?" A краще запишіть на аркуші паперу. Результати будуть цікаві. Бо ж за один день ви намагатиметеся встигнути все.

 

Плануйте

Фахівці кажуть: люди, які стали успішними і багато досягли, постійно планують. Треба навчитися плануванню. Воно має стати другою натурою. Це не означає, що все життя буде йти за розкладом чи заздалегідь складеним планом. Навпаки – це дає більшу свободу вибору. Ви обрали щось зробити – запланували і зробили.

ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Як розвинути пам'ять — 4 поради

Слід взяти за правило складати перед сном план дій на завтра. Вранці ви знатимете, з чого почати день, як продовжити і чим закінчити. Тайм-менеджер радить користуватися правилом Парето: 20% важливих задач дають 80% результату. Варто також залишати трохи часу на випадок форс-мажору.

Як тільки ви успішно виконаєте поставлене завдання – сміливо викресліть його зі списку. Так ви зможете пишатися, що недаремно витратили час.

 

Вчіться розставляти пріоритети

Відсортуйте за важливістю і терміновістю певні завдання. Запишіть їх в особистий щоденник. Не витрачайте більшу частину свого часу на дрібні і непотрібні справи. Спочатку зробіть важливіші завдання, далі - менш важливі.

Розставити власні пріоритети допоможуть два правила від тайм-фахівця.

Перше: "завдання-жабу" потрібно "з'їсти" до обіду". Це означає, що найнеприємніші справи слід зробити зранку. Це допоможе звільнити голову від непотрібних думок. A тому всі інші справи, порівняно з "жабою", сприйматимуться як дрібниці.

Друге: "завдання-слона" потрібно розділити на "біфштекси" та з'їсти частинами". Якщо у вас є об'ємне завдання, розділіть його на дрібніші та почніть виконувати. Нашому мозку набагато легше сконцентруватися на одному невеликому завданні, ніж розсіювати увагу одразу на декілька. Психолог також радить святкувати виконання кожного маленького завдання. Це дозволить більше насолоджуватися процесом, а значить, швидше йти до мети.

 

Фіксуйте цілі

Якщо на папері не зазначена ціль – її немає. Саме тому психологи і професійні тренери радять записувати їх. Утім, наші цілі не повинні суперечити нашим цінностям. "Якщо навести порядок із життєвими цілями та цінностями, то і на роботі буде вища результативність", – каже тайм-менеджер.

Крім цього, фахівець радить використовувати до власних цілей правило SMART: Specific – конкретна, Measurable – вимірювана, Attainable – досяжна, Relevant – доречна, Time-bound – визначена у часі.

 

Викидайте з життя "пожирачів часу"!

Ви ніколи не викинете на смітник велику суму грошей, не спалите їх і не віддасте комусь без особливої потреби. Зате з легкістю робите це з власним часом. "Якщо навести порядок із життєвими цілями та цінностями, то і на роботі буде вища результативність", – каже бізнес-тренер.

Перевірка пошти, спілкування у соціальних мережах, теревені по телефону, перегляд телевізора крадуть наш час. Середньостатистичний користувач мережі щодня проводить 51 хвилину у соціальній мережах, 26 – на пошукових порталах, 15 – на сайтах знайомств, 10 – присвячує онлайн-іграм, 9 – дивиться відео, 7 – відводить роботі і 5 – витрачає на освіту. Це тільки подумати - щоденно ми вбиваємо дві години власного часу.

Звісно, без інтернету та ґаджетів обійтися сьогодні майже неможливо. У такому випадку фахівці радять: вимкніть усі свої брязкальця, якщо зібралися зробити корисну справу. Крім того, це допоможе краще сконцентруватися та виробити терпіння.

 

Навчіться казати "ні"

Не подумайте, що відмовляти потрібно всім. Передусім треба навчитися казати "ні" людям, які забирають ваш час і говорять безладно. Скажіть "ні" балакучій сусідці чи колезі, читанню бульварної преси чи перегляду телевізора. Своєю відмовою ви нікого не ображаєте. Натомість ваше оточення звикає до того, що під час роботи вас краще не відволікати.

"Наш мозок влаштований так, що йому легше продовжувати одну справу, ніж починати нову. Коли під час роботи нас щось відволікло – ми потребуємо додаткового часу, щоб зосередитися на роботі. Пам'ятайте: одна невелика перерва у справі може зруйнувати усі плани. Тому краще один раз тактовно сказати "ні", ніж потім картати себе і "незлим, тихим словом" згадувати людину",– коментує Gazeta.ua психолог Наталія Носаль.

 

Не забувайте про вихідний

Ніколи не нехтуйте вихідними. Це важливий фактор для ефективного управління часом. Коли людина відпочиває - усі ресурси її організму поступово відновлюються. Коли людина падає з ніг від утоми - навряд чи добре і якісно виконає поставлене завдання.

Отже, навіть відпочиваючи, ви активно займаєтеся тайм-менеджментом, кажуть фахівці.

×