Канцтовари - один із найбільш недооцінених, але стабільних пунктів офісних витрат. У маленькому колективі витрати на папір, ручки та файли майже непомітні. А ось у великій компанії, де десятки співробітників щодня використовують канцелярію, без контролю легко отримати перевитрату і дефіцит на складі. Щоб уникнути хаосу, дублюючих замовлень і раптових "зникнень" витратних матеріалів, важливо вибудувати систему обліку та закупівель. Такий підхід дозволить не лише заощадити, а й підвищити дисципліну в офісі.
Основні принципи контролю та планування
Перед тим як скорочувати закупівлі, варто провести інвентаризацію. Які канцтовари дійсно використовуються? Скільки їх потрібно на місяць? Часто виявляється, що на складі лежать десятки непотрібних лінійок, а потрібні файли постійно закінчуються. Нижче - перевірені принципи, які допоможуть тримати витрати під контролем:
• Призначте відповідального за закупівлі. Краще, якщо один співробітник буде займатися замовленнями та обліком - це може бути офіс-менеджер, бухгалтер або помічник керівника.
• Встановіть ліміти на видачу канцтоварів. Наприклад, не більше двох ручок і одного блокнота на місяць на співробітника. Це не суворість, а ефективне управління ресурсами.
• Формуйте список закупівель заздалегідь. Планування на місяць дозволяє уникнути екстрених замовлень і зайвих витрат.
• Створіть таблицю обліку. Навіть простий Excel-файл допоможе бачити, хто і коли отримував канцтовари, і які позиції витрачаються найшвидше.
• Проводьте аудит залишків раз на місяць. Це допоможе уникнути ситуацій, коли потрібні речі закінчуються в найневідповідніший момент.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Як відновити продуктивність на роботі за короткий час: спробуйте метод "творчого сну"
Контроль починається з дисципліни - і чим раніше вона буде введена, тим простіше оптимізувати витрати. Система працює особливо добре, коли офіс великий і співробітників багато.
Де зручно закуповувати канцтовари з вигодою
Хороший постачальник - половина успіху. Інтернет-магазин "ЕКСПРЕС-СЕРВІС" пропонує канцтовари, папір і всі товари для вашого офісу з найоперативнішою доставкою по Україні. Тут зручно закуповувати оптом, регулярно оновлювати запаси і отримувати замовлення точно в строк, без збоїв і затримок.
Широкий асортимент, гнучкі ціни і персональний підхід роблять "ЕКСПРЕС-СЕРВІС" надійним партнером для компаній будь-якого масштабу. А значить, контролювати витрати стане легше і приємніше, а витрати стануть набагато меншими.
Грамотно організована система закупівель економить не тільки бюджет, але і час команди. Канцелярія більше не буде несподіваною статтею витрат, якщо дотримуватися чіткого плану і співпрацювати з перевіреним постачальником.
1 
1
Коментарі